Tratamiento de Datos Personales
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES INSTITUTO DE CAPACITACIÓN TECNICA INCATEC
«Con el diligenciamiento y envío de la presente encuesta, autorizo a INCATEC INSTITUTO DE CAPACITACION TECNICA S.A.S. y al GRUPO EMPRESARIAL S.C.A.R.E. el cual se encuentra conformado por la SOCIEDAD COLOMBIANA DE ANESTESIOLOGÍA Y REANIMACIÓN S.C.A.R.E. (en adelante la S.C.A.R.E.) y las sociedades Agencia Fepasde Seguros Ltda., Core Servicios S.A.S. e INCATEC INSTITUTO DE CAPACITACION TECNICA S.A.S. (en adelante GRUPO EMPRESARIAL S.C.A.R.E.) para que la información identificada en el presente documento, sea tratada conforme al tratamiento y finalidades señaladas en la INC-MGC-DI-003 Política de tratamiento de datos personales ubicada en la dirección web: https://familiaincatec.edu.co para fines comerciales, contractuales, entrega y recepción de información, invitaciones y todas las acciones necesarias para la coordinación de la relación que pueda llegar a suscitarse. Autorizo expresamente que la información sensible de mi titularidad sea igualmente tratada para los fines ya indicados. Al respecto no se condicionará el registro al suministro de estos, ya que, por tratarse de datos sensibles, no existe obligación de suministrarlos. Podré solicitar su consulta, rectificación, actualización o retiró a través de los canales: La consulta debe ser realizada por el titular por escrito al correo electrónico s.lara@familiaincatec.edu.co o mediante comunicación física dirigida a la Dirección Ejecutiva, a la dirección Carrera 4 N.º 1-70, Facatativá, Cundinamarca»
1. Introducción
INCATEC Instituto de Capacitación Técnica S.A.S. en adelante, INCATEC, reconoce la importancia de proteger los datos personales de sus partes interesadas. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, adopta esta política como instrumento estratégico, administrativo y legal para garantizar los derechos de los titulares y promover una cultura organizacional de respeto por la privacidad.
2. Declaración de Compromiso
INCATEC se compromete a garantizar la protección de los datos personales de todos los titulares, promoviendo una cultura organizacional basada en el respeto, la legalidad y la transparencia.
3. Objetivo
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, INCATEC Instituto De Capacitación Técnica S.A.S. adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales de la Empresa.
3.1 Objetivo
i. Establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales.
ii. Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
iii. Cumplir con la legislación vigente en materia de protección de datos.
4. Alcance
Este documento aplica para el tratamiento y protección de la información suministrada en las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos Personales de estudiantes, usuarios, proveedores y empleados, que sean objeto de tratamiento por INCATEC.
5. Definiciones
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de hábeas data y protección de datos personales.
5.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
5.2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
5.3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminables.
5.4. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
5.5. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
5.6. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5.7. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
5.8. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
5.9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
6. Principios rectores
Para efectos de garantizar la protección de datos personales se cumplirá lo consignado en la Ley 1581 de 2012 con relación a solidaridad, gratuidad, temporalidad, confidencialidad legalidad, libertad, veracidad, transparencia, principio de acceso y circulación restringido, seguridad y finalidad.
A continuación, se presenta la definición alcance de estos:
i. Principio de solidaridad: INCATEC promoverá la colaboración activa con los titulares para garantizar el ejercicio de sus derechos.
ii. Principio de gratuidad: El ejercicio de los derechos por parte del titular no tendrá costo alguno.
iii. Principio de temporalidad: Los datos serán conservados solo por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento.
iv. Principio de confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos deberá garantizar la reserva de la información.
v. Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, informada al titular.
vi. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
vii. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
viii. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
ix. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
x. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
a. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación
masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
xi. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
7. Identificación del responsable del tratamiento de datos personales
Empresa | INCATEC Instituto de Capacitación Técnica |
Nit | 832007214-1 |
Dirección | Carrera 4 # 1-70 |
Teléfono | 601 – 8428913 |
Correo electrónico | s.lara@familiaincatec.edu.co |
8. Derechos del titular de la información
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
i. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales consignados en las bases de datos de INCATEC. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
ii. Solicitar prueba de la autorización otorgada a INCATEC para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
iii. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante INCATEC.
iv. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
v. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
vi. En todos los casos el titular deberá acreditar su identidad en forma suficiente para tener derecho a estos requerimientos.
vii. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
viii. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
9. Tratamiento de datos sensibles (Niños y adolescentes)
INCATEC garantizará que en el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y prevalentes, así como que, esta información sólo será utilizada respondiendo a su interés superior, en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
I. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
II. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de el capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.
INCATEC, de acuerdo con sus competencias legales, propenderá por proveer información y capacitar a su población objetivo sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su
información personal y la de los demás.
INCATEC informará al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. La autorización deberá ser previa, expresa e informada, y se indicará claramente la finalidad del tratamiento.
10. Deberes de INCATEC como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.
En cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales, INCATEC asume responsabilidades específicas como entidad responsable y encargada del tratamiento de la información. A continuación, se detallan los deberes que le corresponden en el marco de su compromiso con la legalidad, la transparencia y la seguridad de los datos.
10.1. Procedimiento general para el ejercicio de los deberes del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto 090 de 2018 y como ejercicio del Principio de Responsabilidad Demostrada en el procedimiento CYS-IN-017 Registro nacional de bases de datos se enmarcan las políticas y responsabilidades para dar cumplimiento a los deberes del Responsable y la relación de los Encargados autorizados para el Tratamiento de Datos Personales de La S.C.A.R.E. o cualquier organización del Grupo Empresarial S.C.A.R.E. según Ley 1581 de 2012, en el cual se encuentra:
i. Cumplimiento normativo del Registro Nacional de Bases de Datos RNBD como directorio público de las bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el país.
ii. Presentación dentro de las fechas definidas en el calendario anual del RNBD.
iii. Cantidad de bases de datos que custodia según el tipo del Titular.
iv. Finalidades de cada una de las bases de datos que custodia según el tipo del Titular.
v. Los canales de atención del Responsable y de los Encargados dispuestos para atender las peticiones de los ciudadanos.
vi. La Política de Tratamiento de Datos Personales adoptadas.
vii. El tipo de Datos Personales que contienen y tipo de almacenamiento (Manual o automatizado)
viii. La Transferencia o Transmisión dentro y fuera del territorio nacional.
10.2. INCATEC reconoce la titularidad de los datos personales y la finalidad de su uso. Por lo tanto, INCATEC utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular.
En el tratamiento y protección de datos personales, INCATEC tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen esta materia:
i. Garantizar al titular, en todo tiempo, el manejo correcto y adecuado de la información objeto del tratamiento de datos.
ii. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
iii. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
iv. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
v. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
vi. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
vii. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
viii. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley con relación a este tema en particular.
ix. Identificar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular y resolver las inquietudes relacionadas.
x. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
xi. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
xii. Informar de manera preliminar cualquier cambio de esta política, enviar la autorización de aceptación a todos los titulares e informar a la SIC el cambio.
11. Autorización del titular
INCATEC, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley. El titular debe acreditar su identificación a nivel personal o empresarial según corresponda.
En el caso de los niños, niñas y adolescentes, la autorización de tratamiento la dará su representante legal, previo ejercicio del menor de edad de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
No será necesaria la autorización para el tratamiento del titular de los datos personales en los siguientes casos:
i. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
ii. Datos de naturaleza pública.
iii. Casos de urgencia médica o sanitaria.
iv. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
v. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
11.1. Medios para otorgar la autorización
Los canales utilizados para recibir la autorización del manejo de datos son: Documento del titular físico, electrónico o escaneado. La autorización debe ser solicitada de manera previa al inicio de la relación comercial o formativa para cumplir esta política.
11.2. Prueba de la autorización
INCATEC archivará en la carpeta física o digital del estudiante, usuario, empleado o el proveedor este documento suscrito que autoriza el tratamiento de datos personales.
11.3. Revocatoria de la autorización
Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a INCATEC para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
12. Uso de los datos personales
Podrán ser recolectados y tratados para:
i. Realizar el envío de información relacionada con la relación contractual o en acto de compra y venta de productos o servicios.
ii. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a colaboradores retirados, colaboradores actuales y candidatos a futuro empleo.
iii. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o productos.
13. Procedimiento para manejo de datos por parte de las áreas responsables de INCATEC
Los datos corresponden a Identidad, domicilio, datos de contacto para las diferentes operaciones entre empresas, datos tributarios, información técnica derivada de la relación contractual.
Los datos sólo serán utilizados para el manejo formativo, comercial y contractual.
En el caso de relaciones laborales lo requerido para manejar la planilla de seguridad social, el pago de incapacidades, el contrato de trabajo y lo contemplado en el manual de funciones del cargo.
La información será conservada por veinte años o lo contemplado por cada uno de los entes de control. La información de acuerdo con los procesos internos puede ser conservada digitalizada o en archivos físicos.
Los procesos de INCATEC Instituto de Capacitación Técnica S.A.S., en contacto con los estudiantes, usuarios, proveedores y empleados deberán cumplir lo consignado en los términos relacionados en la ley:
i. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
ii. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
iii. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
iv. Tramitar las consultas, los reclamos formulados por los titulares.
v. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
vi. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
vii. Cumplir lo consignado en el contrato de confidencialidad del manejo de la información.
viii. No utilizar la información objeto de esta política para fines diferentes a los consignados.
14. Consultas
En cabeza del Representante Legal se encuentra la responsabilidad de atender cualquier petición, consulta o reclamo por parte del titular de la información, para que pueda ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir algún dato y revocar la autorización de su uso, siempre y cuando este no se considere un dato sensible.
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, INCATEC Instituto de Capacitación Técnica S.A.S., pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad o legitimidad de su representante, sin costo, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través del canal elegido cuando esta información sea solicitada.
Se debe incluir el teléfono y correo electrónico de contacto. La consulta debe ser realizada por el titular por escrito al correo electrónico s.lara@familiaincatec.edu.co o mediante comunicación física dirigida a la Dirección Ejecutiva, a la dirección Carrera 4 N.º 1-70,
Facatativá, Cundinamarca. La respuesta será emitida dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de recepción.
15. Procedimiento para la atención de reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos
Reclamos: El titular cuando considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante INCATEC, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a INCATEC Instituto de Capacitación Técnica S.A.S., al correo electrónico s.lara@familiaincatec.edu.co o mediante comunicación física dirigida a la Dirección Ejecutiva, a la dirección Carrera 4 N.º 1-70, Facatativá, Cundinamarca, con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y acompañado de los documentos que validan el reclamo.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para aclarar la solicitud. Transcurrido un mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, será tramitado dentro de los quince (15) días hábiles siguientes y será cerrado con respuesta escrita aclarando o rectificando la información. Debe existir una carta del titular informando que está a conformidad con la respuesta sobre el tratamiento de sus datos personales y de esta política.
Copia del reclamo, de la carta de respuesta y de la carta de conformidad deben quedar impresas como trazabilidad del trámite.
En el evento que el reclamo sea válido se debe verificar las causas y deberán ser corregidas de manera inmediata.
i. Petición de actualización y/o rectificación: INCATEC, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información incompleta o inexacta, según documento escrito recibido del titular.
ii. Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho a
solicitar su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
a) Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
b) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.
c) Sean obsoletos.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por INCATEC.
En todos los casos INCATEC Instituto de Capacitación Técnica S.A.S., tendrá quince (15) días hábiles para dar una respuesta a la solicitud. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia INCATEC, podrá negar el ejercicio de este cuando:
i. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
ii. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
El titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
El titular podrá revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos mediante solicitud escrita al correo electrónico oficial. INCATEC, responderá en un plazo máximo de 15 días hábiles.
16. Registro de la base de datos
INCATEC, se reserva en los eventos contemplados en la ley, en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información archivada en sus bases de datos como confidencial.
17.Seguridad de la información
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, INCATEC adoptará las medidas técnicas, físicas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
INCATEC implementará medidas técnicas (como control de acceso), digitales y físicas (almacenamiento y resguardo de archivos) y administrativas (políticas internas) para proteger los datos personales.
18. Vigencia
La política de protección de datos personales rige a partir del 25 de mayo de 2023, y cubre las bases de Datos, que estén sujetas a tratamiento por parte del Instituto. De acuerdo con lo establecido en la Ley.
INCATEC podrá modificar esta política en cualquier momento. Los cambios se encuentran registrados en la versión final de la política publicada a través del sitio web familiaincatec.edu.co